14 Adımlı Manuel Süreci Tek Bir Otomasyon Akışıyla Değiştirdik

İlk bakışta ekipte işler yolundaymış gibi görünüyordu. Her şey “kontrol altında” gibiydi. Ta ki gerçekten kontrol edilene kadar.

Avrupa merkezli bir B2B şirketi, tedarik yönetimi, tedarikçi onboarding ve sözleşme onayı süreçlerini yıllar içinde parça parça inşa etmişti. Her departman kendi manuel adımlarını eklemişti. Başta çalışan yapı, zamanla bir e-posta ve Excel kaosuna dönüştü.

Geçen yılın ilk çeyreğinde, her tedarikçi başvurusunun ortalama işlenme süresi 4.3 gün olmuştu. Bu sürenin büyük bölümü ekip içi yazışmalar, eksik kontrol ve belge aramalarıyla geçiyordu.

Şirketin liderlik ekibi artık bu şekilde ilerleyemeyeceklerini anladı.

Karmaşanın Haritası

Süreci uçtan uca haritaladıklarında ortaya şu tablo çıktı:

• 14 manuel adım
• 9 farklı araç kullanımı
• 6 farklı ekip arasında el değiştirme
• 3 onay adımı ve hiçbirinde sürüm takibi yok
• Kimin hangi adımdan sorumlu olduğu belli değil

En kötüsü de şuydu: Her gecikme müşteri memnuniyetini ve ekip motivasyonunu düşürüyordu.

COREDE ile Otomasyon Süreci

COREDE Flow Engine kullanılarak süreç yeniden kurgulandı. Tüm adımlar tek bir merkezi otomasyon akışı içinde toplandı.

Yeni yapı şu şekilde kuruldu:

• Tedarikçi formu doldurduğunda süreç otomatik başlatıldı
• COREDE eksik bilgi olup olmadığını kontrol etti
• Onay akışı doğru kişilere görev süresiyle iletildi
• Tüm adımlar anlık olarak takip edildi
• Son belgeler otomatik arşivlendi ve paylaşımı yapıldı

Eskiden 4.3 gün süren süreç artık sadece 40 dakika içinde tamamlanıyordu.

İş Sonuçları

• Dahili e-posta trafiğinde yüzde 87 azalma
• Operasyon ve destek ekiplerinde ayda 53 saat tasarruf
• Hata oranı yüzde 18’den yüzde 2’nin altına düştü
• Tedarikçi memnuniyet skoru 2.6 puan yükseldi

Otomasyon sadece hızı artırmadı, aynı zamanda departmanlar arası güveni yeniden inşa etti. Artık kimse e-postaları kaçırdı mı diye tartışmıyor. Herkes aynı ekran üzerinden, aynı süreci takip ediyor.

Ve bu büyük dönüşüm şu soruyla başladı:

Biz bunu neden hâlâ manuel yapıyoruz?