Bir Finans Ekibi Raporlama Sürecini Otomatikleştirince Neler Değişti?

Finans ekipleri için raporlama günlük işin doğal bir parçasıdır. Ancak bu tekrar eden süreç, fark edilmeden ciddi zaman ve kaynak kaybına neden olabilir. Farklı sistemlerden veri çekmek, ekip arkadaşlarını verileri göndermeleri için takip etmek ve her hafta benzer tabloları manuel olarak hazırlamak hem yorucudur hem de hata riskini artırır.

Amsterdam merkezli bir teknoloji şirketinin finans ekibi de bu sorunu yaşıyordu. Dahili ve müşteri odaklı raporlar hazırlamak için her hafta yaklaşık iki iş günü harcıyorlardı. Veriler birden fazla sistemde yer alıyordu: Excel dosyaları, gösterge panoları ve CRM sistemleri arasında sürekli geçiş yapılıyordu. Raporlar geç çıkıyor, hatalar oluşuyor ve ekip içindeki memnuniyet azalıyordu.

Bu tablo, COREDE ile tanışmalarıyla değişti.

Raporlama Yükünü Tespit Etmek

COREDE ekibi ilk adımda finans müdürüyle birlikte raporlama döngüsünü detaylı şekilde analiz etti. Sorunlu noktalar çok netti:

• Haftalık gelir raporları üç ayrı sistemden manuel olarak veri çekilerek hazırlanıyordu
• Bütçe güncellemeleri e-postalarla toplanıyor, şablonlara yeniden yazılıyordu
• Müşteri performans raporları ekran görüntüleri alınarak sunumlara aktarılıyordu
• Ekip yöneticileri, veri göndermesi gereken kişileri sürekli olarak manuel şekilde takip ediyordu

Bu adımların hiçbiri gerçek değer üretmiyordu. Sadece zaman kaybına yol açıyordu.

Doğru Noktalarda Otomasyon

COREDE'nin desteğiyle ekip, tüm raporlama sürecini kapsayan bir otomasyon yapısı oluşturdu:

• Google Sheets ve Salesforce gibi entegre kaynaklardan planlı veri çekimi sağlandı
• Hazır şablonlar otomatik olarak doldurularak PDF dosyası olarak dışa aktarıldı
• Belirli tarihlere bağlı olarak ilgili ekip üyelerine otomatik hatırlatma e-postaları gönderildi
• Tüm sürecin ilerleyişini takip edebilecekleri merkezi bir kontrol paneli oluşturuldu

Tüm bu sistem sadece birkaç gün içinde devreye alındı. En önemlisi, ekip hâlihazırda kullandığı araçları değiştirmek zorunda kalmadı.

Ölçülebilir Sonuçlar

Uygulamanın ilk ayında finans ekibi şu kazanımları elde etti:

• Haftalık raporlama süresinde 10 saatin üzerinde tasarruf sağlandı
• Finansal özetlerdeki manuel hata oranı neredeyse sıfıra indirildi
• Raporlama takvimine uyum tam olarak sağlandı
• Ekip artık zamanını veri biçimlendirmeye değil analiz yapmaya ayırabiliyor

Ekipten bir finans analisti şunları söyledi:

Eskiden saatlerimi veri toplamakla geçirirdim. Şimdi o zamanı yorumlamak için kullanıyorum.

Sonuç

Finansın özü kopyala yapıştır değil, netliktir.

Otomasyon sayesinde raporlama sadece hız kazanmaz, anlam da kazanır. Veriye ulaşmak değil, veriyi anlamlandırmak ön plana çıkar. COREDE ile bu dönüşüm sadece mümkün değil, aynı zamanda kolaydır.