Küçük Bir İK Ekibi, Aday Takiplerini Otomatikleştirerek İnsan Dokunuşunu Kaybetmeden Süreci Nasıl Yönetti

İşe alım süreçlerinde en fazla gözden kaçan adım genellikle takip mesajlarıdır.

Adaylar başvurur. Görüşmeler yapılır. Ardından sessizlik başlar. Bazen birkaç gün, bazen süresiz.

Hızla büyüyen bir yazılım şirketinin insan kaynakları ekibi bu sessizliğin, en nitelikli adaylara bile onları kaybettirdiklerini fark etti. Sorun reddedilmek değil, iletişimsizlikti.

Daha fazla manuel iş yükü oluşturmadan bu süreci düzeltmeleri gerekiyordu. Çözümü COREDE ile buldular.

Karşılaşılan Zorluk

Bu ekip, haftalık ortalama otuz aktif adayla ilgileniyordu. Her biri en az iki takip mesajı gerektiriyordu: görüşme teyitleri, sonraki adımlar, geri bildirimler.

Bu da haftada altmış mesaj anlamına geliyordu. Üstelik her biri kişiselleştirilmiş ve tek tek yazılıyordu.

İyi niyetle başlanan bu çaba, zamanla gecikmelere ve kopyala yapıştır yorgunluğuna dönüştü. Bazı mesajlar unutuluyor, bazıları ise ruhsuz görünüyordu.

COREDE ile Gelen Çözüm

COREDE Flow Engine kullanılarak, işe alım süreçlerine özel bir otomasyon yapısı geliştirildi:

• Görüşme notları tek seferde girildiğinde otomatik takip e-postaları tetiklendi
• Geri bildirimler, düzenlenebilir e-posta taslaklarına dönüştü
• Mesajlar doğal zamanlamalarla planlandı, yapay bir hız veya gecikme oluşmadı
• Tüm mesajlar gerçek İK uzmanının adıyla ve imzasıyla gönderildi
• Adaylar doğrudan yanıt verebildi ve iletişim kesintisiz sürdü

Bu sistem yalnızca iş yükünü hafifletmedi. Aynı zamanda insan temasını korudu.

Sonuçlar

• Aday yanıt oranı yüzde kırk üç arttı
• Görüşme sonrası memnuniyet anketlerinde puanlar yükseldi
• "Yanıt alamadığım için süreci bıraktım" diyen adayların oranı yüzde yetmiş bir azaldı
• İK ekibi haftalık yedi saatten fazla zaman kazandı, mesaj kalitesi düşmeden

Asıl Mesele Ne?

Otomasyon, insanları robotlaştırmak anlamına gelmez. Aksine, iyi bir sistem insanların en iyi yaptığı şeyleri daha görünür kılar: dinlemek, destek olmak ve uyum sağlamak.

Bu İK ekibi, tekrara dayalı işleri ortadan kaldırınca daha anlamlı sohbetlere zaman buldu. Adaylar bunu fark etti ve takdir etti.

Bu yüzden otomasyona soğuk bakıyorsanız, belki de sormanız gereken şu:

Amacımız iletişimi azaltmak mı, yoksa daha iyi hale getirmek mi?