Uzaktan Çalışan Bir Ekipte İletişim Dağınıklığı Nasıl Netliğe Dönüştü?

Uzaktan çalışma, ekip üyelerine esneklik ve odaklanma alanı sunar. Ancak bununla birlikte iletişim karmaşası da beraberinde gelir. Farklı saat dilimlerine yayılmış ekipler, güncel kalmak için çeşitli araçları bir arada kullanır. Zamanla bu iletişim yapısı yorucu hale gelir, güncellemeler kaybolur, uyumsuzluklar artar ve verim düşer. Bu durum, çabanın eksik olmasından değil, bilgi yükü ve manuel takibin fazlalığından kaynaklanır.

Avrupa ve Asya’ya yayılmış ekibiyle çalışan bir uzaktan tasarım ajansı tam olarak bu zorluklarla karşı karşıyaydı. Proje durum güncellemeleri, günlük ekip notları ve vardiya devir teslimleri Slack mesajları, Notion belgeleri ve Excel dosyaları üzerinden düzensiz bir şekilde ilerliyordu. Önemli bilgiler gözden kaçıyor, ekipler birbirini sürekli tekrar kontrol etmek zorunda kalıyordu.

Ajans, fazla toplantı yapmadan düzene ulaşmak istiyordu. Bu noktada COREDE ile iş birliğine başladılar.

Eksikleri Belirlemek

COREDE ile birlikte yürütülen analiz sürecinde şu üç temel iletişim sorunu öne çıktı:

• Proje güncellemeleri Slack üzerinden yapılıyordu ancak merkezi olarak kaydedilmiyordu
• Günlük ekip notları bazen unutuluyor, bazen geç paylaşılıyordu
• Vardiya geçişlerinde, zaman farkı nedeniyle bilgi eksiklikleri yaşanıyordu

Amaç yeni kurallar koymak değil, arka planda çalışan ve herkesi bilgilendiren bir yapı kurmaktı.

Akıllı Akışları Kurmak

COREDE Flow Engine ile şu üç temel otomasyon devreye alındı:

• Her sabah Slack üzerinden otomatik bir hatırlatma gönderilerek ekipten kısa durum güncellemesi istendi
• Gönderilen bilgiler doğrudan Notion panosuna aktarıldı ve tarih ile projeye göre sıralandı
• Vardiya bitişinde doldurulan kısa bir form aracılığıyla diğer zaman dilimindeki ekip üyelerine e-posta ve Slack üzerinden bilgilendirme iletildi

Bu otomasyonlar küçük adımlar gibi görünse de etkisi büyüktü. Yeni bir araç kullanılmadı, var olan sistemler birbirine bağlandı.

Sonuçlar

Birkaç hafta içinde şu farklar ortaya çıktı:

• Eksik bilgi paylaşımı belirgin şekilde azaldı
• Yöneticilerin güncellemeleri takip etme yükü hafifledi
• Vardiya geçişleri daha sorunsuz ilerlemeye başladı
• Toplantı sayısı artmadan ekip içinde daha güçlü bir bağlılık sağlandı

Bir ekip lideri bu değişimi şöyle ifade etti:

Bize daha fazla toplantı değil, daha fazla görünürlük gerekiyordu. COREDE bunu ekstra yük oluşturmadan sağladı.

Son Söz

İletişimin etkili olması için sürekli ya da gürültülü olması gerekmez. Yapılandırılmış olması yeterlidir.

Uzaktan çalışan ekiplerde otomasyon, kontrol sağlamak için değil, netlik oluşturmak için devreye girer. COREDE ile ekipler, aynı odadaymış gibi uyumlu çalışabilir. Üstelik bunun için kimseye ekstra görev yüklenmez.